2007年3月的一天，王師傅像往常一樣起早準備去上班。“爸爸生日快樂，開車要小心……”大清早，兒子睜開睡眼朦朧的眼睛，對要去上班的爸爸說。王師傅是中國石油天然氣運輸公司大連分公司的一名負責(zé)配送的司機，今天是他的生日，也是他在這里工作剛好兩年的日子。記得兩年前，他懷著忐忑不安的心情從中國石油大連銷售分公司的運輸隊來到這里，當時他的心情多少有些沮喪，因為他是被原公司“切掉”的。但現(xiàn)在看來，他在中國石油天然氣運輸公司大連分公司工作，同樣感覺很愉快。
“以前車隊的司機基本都在這里，除了所屬公司名稱改變了，感覺工作比以前規(guī)范些，其他也沒發(fā)生什么變化。”老王告訴記者。
配送中心誕生
2004年初，中國石油大連銷售分公司在制定企業(yè)15年發(fā)展規(guī)劃基礎(chǔ)上，初步形成了實施成品油二次配送優(yōu)化管理項目的方案和可行性研究報告，并上報了上級公司。2005年1月，項目獲得上級公司的批復(fù)。在中國石油煉油與銷售分公司的直接領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門及中國石油東北銷售分公司的指導(dǎo)幫助下，大連銷售分公司于2005年2月開始項目實施工作。為此，大連銷售公司成立了配送中心，作為成品油二次配送的核心部門，替代原來的配送管理體系。
成品油二次配送是在從煉廠到油庫一次配送基礎(chǔ)上，從油庫到加油站和機構(gòu)用戶的配送，是成品油供應(yīng)鏈中的一個基本單元。二次配送優(yōu)化項目是對公司從油庫到加油站和機構(gòu)用戶的配送業(yè)務(wù)進行優(yōu)化重組，項目的實施首先對整個配送鏈上的各個方面都帶來了翻天覆地的變化。
大連銷售公司曾兩度邀請美國艾斯苯公司專家舉辦物流配送優(yōu)化培訓(xùn)，這是公司關(guān)于二次配送優(yōu)化項目最早的培訓(xùn)記錄。此后不久，一支由信息、營銷等部門組成的考察組赴天津考察物流配送優(yōu)化。同時，公司集中人員對加油站、油庫、運輸狀況、業(yè)務(wù)流程、原始票據(jù)、業(yè)務(wù)需求和企業(yè)管理需求等七項十七個方面的內(nèi)容進行調(diào)研和原始數(shù)據(jù)采集，在一個月的時間內(nèi)就形成了項目的構(gòu)想藍圖初稿。
二次配送項目實施中，大連銷售公司共開展了40余次1900余人次的各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，調(diào)動了企業(yè)員工學(xué)習(xí)信息應(yīng)用技術(shù)知識的積極性，提高了員工對信息設(shè)備的操作能力，形成了一支懂技術(shù)、會管理的員工隊伍。
實施二次配送優(yōu)化項目旨在解決目前二次配送中存在的流程長、效率低、儲運成本高、資源無法集中管理等問題，實際上是對成品油二次配送業(yè)務(wù)單元的一次改革，也是中國石油實現(xiàn)營銷機構(gòu)扁平化改革的一個重要組成部分。
變“要貨”為“補貨”
變加油站“要貨制”為“補貨制”，是二次配送改革中最突出的一個特點。
“過去每天都是加油站站長到調(diào)度中心去要油，現(xiàn)在我們在每個加油站建立統(tǒng)一的信息化管理，隨時通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測到每個加油站的銷售和庫存情況，根據(jù)這個顯示，我們再調(diào)度車輛給加油站送油。”配送中心耿主任介紹。庫存數(shù)據(jù)由人工采集變?yōu)樽詣硬杉鉀Q了手工采集數(shù)據(jù)及時性差、準確率低、人為因素影響等問題。
“我們不僅給加油站進行補貨，還對機構(gòu)用戶進行優(yōu)化配送，提高對客戶配送的質(zhì)量和效率，樹立了企業(yè)的新形象，為深化客戶關(guān)系管理打下良好基礎(chǔ)。”耿主任說。現(xiàn)在配送中心實現(xiàn)了全地區(qū)近300座加油站銷售和庫存數(shù)據(jù)的自動采集和配送優(yōu)化，400余個機構(gòu)用戶的統(tǒng)一配送，實現(xiàn)了對加油站的主動配送，避免了盲目要貨，減少了商品庫存風(fēng)險與商品資金占用。
為了方便管理，配送中心通過對每輛運輸車上安裝GPS全球定位系統(tǒng)，實現(xiàn)了對在途運輸車輛的全程實時監(jiān)控。
“以前在車隊的時候，每次都是領(lǐng)到手寫的配送單，現(xiàn)在全部改成了機打配送單，不僅節(jié)約了時間，并且車輛走到哪調(diào)度中心都知道，通過GPS全球定位系統(tǒng)，一看就知道行駛情況，想從中偷懶都不可能。這樣也促進了我們的工作效率。”王師傅告訴記者。
變經(jīng)驗配送為優(yōu)化配送，優(yōu)化運輸資源，避免缺貨、斷貨、不合適供貨現(xiàn)象的發(fā)生，減少庫存成本和運輸費用。在優(yōu)化配送的推動下，大連銷售公司還將原有的系統(tǒng)和新開發(fā)的系統(tǒng)與門戶系統(tǒng)進行了整合，使各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換自動完成，將分散的應(yīng)用系統(tǒng)聯(lián)成整體，建立了統(tǒng)一的信息平臺，使信息集中管理和企業(yè)內(nèi)部信息共享成為可能。同時，借助綜合報表管理系統(tǒng)，及時掌握進銷存數(shù)據(jù)的變化，及時反映經(jīng)營動態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和企業(yè)科學(xué)管理提供了有力的技術(shù)支撐。
通過信息集中管理和企業(yè)內(nèi)部信息共享，配送中心數(shù)據(jù)的采集速度和準確率得到提高，縮短加油站日報表上報周期，由原先的最快需要2天上報到當日上報。信息共享提高信息資源利用率，也減少了報表工作量。
運輸外包
實施“第三方運輸”也是優(yōu)化二次配送的一大改革點。
針對運輸管理仍停留在無規(guī)模計劃和無有效組織的“粗放式”管理狀態(tài)，存在著運力不足、運力結(jié)構(gòu)不合理、運輸成本不優(yōu)化和運輸安全管理風(fēng)險大等問題，將全地區(qū)運輸業(yè)務(wù)集中起來移交給“第三方運輸”公司—中國石油天然氣運輸公司，并且簽訂了“成品油配送框架協(xié)議”，并且通過公開拍賣的形式，完成了油罐車資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓，有按照“身份不變、待遇不變、去留自愿”的原則，安排員工到“第三方運輸”公司就業(yè)。
“把運輸實行外包，既將所有運輸業(yè)務(wù)集中起來移交，又實現(xiàn)了運輸管理的專業(yè)化，提高了運輸?shù)膶I(yè)化水平和工作效率。通過GPS，我們還可以監(jiān)控到每輛車的行駛情況。”耿主任說。
從公司各業(yè)務(wù)部門得到的數(shù)據(jù)我們可以看出，車輛空駛率明顯降低。也充分地說明實施“第三方運輸”帶來的公司運營效率和效益的變化。
“過去9個基層單位都有自己的車隊和調(diào)度，每個加油站還得自己報庫存，報需求，牽扯太多人力。現(xiàn)在通過統(tǒng)一的信息化管理，我們5個人就可以完成了。一個人就可以完成對300個加油站的配送工作。從運油車的行程到加油站的銷售，都可以通過網(wǎng)絡(luò)一目了然的掌握。”耿主任介紹。
精簡油庫
“油庫由過去的8個精簡到了現(xiàn)在的5個。”耿主任說。
翻開公司以前的油庫分布圖，每個所屬單位都至少有一座油庫，自行組織配送，配送區(qū)域重疊，造成資源大量浪費。在優(yōu)化二次配送項目實施中，公司打破按行政區(qū)域劃分配送區(qū)域的模式，按照經(jīng)濟區(qū)域和合理的配送半徑劃分了市內(nèi)、東部和北部三個陸地配送區(qū)域。
“油庫布局得到優(yōu)化，打破了油庫品種小而全的慣例，按油庫的位置、功能設(shè)置庫存商品的品種，提高了油庫的存儲能力和周轉(zhuǎn)能力。”臺山油庫的負責(zé)人說。
在精簡油庫和剝離運輸業(yè)務(wù)的同時，增設(shè)了配送中心，負責(zé)管理配送和商品的集中管理，先后編制了11個新崗位的工作規(guī)范，新建了4項規(guī)章制度。調(diào)整所屬單位工作職責(zé)，使其不再負責(zé)管理庫存和配送，集中精力抓好市場營銷、安全管理和隊伍建設(shè)，實現(xiàn)了公司物流與商流在管理上的分離，機關(guān)總部對物流、商流管理的垂直化。
信息化為后盾
大連銷售分公司二次配送改革的最大特點體現(xiàn)在信息化管理上。信息技術(shù)的充分運用、信息平臺的搭建、數(shù)據(jù)中心的建設(shè)等從多個方位提高了企業(yè)管理的信息化程度，使企業(yè)在信息化管理之路上向前邁出了一大步。
優(yōu)化配送項目的實施需要大量軟硬件設(shè)備，大連銷售分公司將采購的目標瞄準國內(nèi)外領(lǐng)先企業(yè)。期間先后共與24個開發(fā)商和供應(yīng)商進行了50余次的洽談和技術(shù)交流，嚴格按照招投標程序，確定了艾斯本公司、SUN公司、北大青鳥等9家軟硬件開發(fā)和供應(yīng)商。
本著“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理”的原則，大連銷售公司與9家軟硬件開發(fā)供應(yīng)商通力合作，共同開展項目的實施工作。從硬件配備、軟件開發(fā)到系統(tǒng)集成、搭建信息平臺，團結(jié)協(xié)作，保證了實施工作的順利進行。
中國石油大連銷售公司自2005年開始實施優(yōu)化配送，當年配送費用與同期比就降低了8％。2006年初，以我國著名物流專家、北京物資學(xué)院教授、CILJ中國院士王之泰為主任的18名專家組成的專家組來到大連銷售公司，對公司二次配送優(yōu)化試點項目進行實地考察和驗收，該項目順利通過驗收，專家組得出結(jié)論：該項目不僅有科技內(nèi)涵而且有很高的經(jīng)濟效益和社會效益，具有示范性和推廣價值；該項目成果在國內(nèi)同行業(yè)為首創(chuàng)，國內(nèi)領(lǐng)先，在某些技術(shù)方面達到國際先進水平。
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